Fakturační programy: od mobilní aplikace po Pohodu a DUNA

Jak vybrat fakturační aplikaci pro mobil (iOS i Android)

Na App Store i Google Play najdete řadu aplikací na fakturaci, které umí vystavit doklad přímo z telefonu za pár minut. Pro začínající OSVČ, které vystavují jen pár faktur měsíčně, bývá bezplatná verze s omezeným počtem dokladů plně dostačující.

Při výběru aplikace se vyplatí sledovat hlavně tři věci: jestli faktura splňuje všechny povinné náležitosti (číslo dokladu, DIČ, splatnost, forma platby), jestli aplikace umí vygenerovat QR kód pro platbu a jestli má český jazyk a podporu pro české bankovní formáty. Řada zahraničních aplikací tyto detaily neřeší, což se pak projeví na fakturách, které nepůsobí profesionálně nebo dokonce chybí povinné údaje.

Další důležité kritérium je export dat – jestli si z aplikace umíte vytáhnout přehled vystavených faktur pro účetní nebo pro přiznání. U jednodušších aplikací tahle funkce často chybí nebo je zpoplatněná, což je potřeba zvážit, pokud plánujete fakturovat pravidelně. Základní pravidla, co musí faktura obsahovat, najdete v článku Jak napsat fakturu: vzor a povinné náležitosti.

Synchronizace mezi zařízeními

Pokud fakturujete z telefonu i z počítače, ověřte si, jestli aplikace ukládá data do cloudu a synchronizuje je mezi zařízeními, nebo jestli fakturu vystavenou na mobilu uvidíte jen na tom jednom telefonu. Bez cloudové synchronizace hrozí, že při ztrátě nebo výměně telefonu přijdete o historii vystavených dokladů, což může být problém například při kontrole nebo při zpětném dohledávání, kdy byla konkrétní faktura odeslána.

Evidence tržeb a placení hotově

Fakturační aplikace pro mobil se hodí i tam, kde OSVČ inkasuje platby v hotovosti přímo u zákazníka, například řemeslníci po dokončení zakázky. I v takovém případě je potřeba vystavenou fakturu řádně evidovat a promítnout do podkladů pro daňové přiznání, stejně jako u bezhotovostních plateb. Souvislosti kolem evidence tržeb popisuje článek EET v roce 2027: vrací se evidence tržeb?.

Vystavování faktur v programu Pohoda krok za krokem

Pohoda patří mezi nejrozšířenější účetní programy v Česku a fakturaci v ní zvládne i menší OSVČ, i když je primárně stavěná spíš na firmy s vedeným účetnictvím. Postup vystavení faktury je v zásadě vždy stejný: vyberete agendu vydaných faktur, založíte nový doklad, doplníte odběratele (buď z adresáře, nebo ručně), přidáte jednotlivé položky s cenou a sazbou DPH a program automaticky spočítá celkovou částku k úhradě.

Výhodou Pohody je, že fakturu rovnou propojí s účetnictvím – vystavená faktura se promítne do knihy pohledávek i do podkladů pro DPH, pokud jste plátce. Díky tomu nemusíte data mezi fakturací a účetnictvím přepisovat ručně, což je hlavní rozdíl oproti jednoduchým mobilním aplikacím.

Přesný postup se může lišit podle verze programu a podle toho, jestli používáte Pohodu jako desktopovou aplikaci, nebo její online variantu, proto se vyplatí řídit se aktuálním návodem přímo od výrobce, pokud narazíte na konkrétní krok, který vám nesedí.

Číselné řady a přednastavené šablony

Pohoda umožňuje mít nastaveno víc číselných řad najednou, což se hodí, pokud fakturujete pod víc provozovnami nebo chcete oddělit číslování tuzemských a zahraničních faktur. Program si zároveň pamatuje naposledy použité nastavení dokladu, takže při vystavování podobných faktur opakovaně nemusíte pokaždé nastavovat stejné parametry znovu od začátku, stačí vyjít z předchozí faktury a jen upravit odběratele a položky.

Jak v účetním programu DUNA vygenerovat QR kód na faktuře

DUNA je další rozšířený účetní systém používaný hlavně u menších a středních firem. QR kód pro platbu se na faktuře v DUNA generuje automaticky při vystavení dokladu, pokud máte v nastavení firmy vyplněný bankovní účet a v nastavení tiskové sestavy povolené zobrazení QR platby.

Pokud se QR kód na faktuře nezobrazuje, obvykle to bývá tím, že chybí správně vyplněný bankovní účet v nastavení, nebo že použitá tisková sestava QR kód vůbec nepočítá – v takovém případě pomůže přepnout na jinou předdefinovanou sestavu nebo si upravenou sestavu nechat nastavit.

QR platba na faktuře zákazníkovi výrazně zjednodušuje úhradu, protože stačí kód naskenovat mobilní bankovní aplikací a částka i variabilní symbol se doplní automaticky – snižuje se tím riziko překlepu při ručním zadávání platby.

Na co si dát pozor u vícejazyčných faktur v DUNA

Pokud fakturujete i zahraničním klientům, DUNA umožňuje nastavit dokladové řady s cizojazyčnou tiskovou sestavou, aby faktura odpovídala zvyklostem odběratele. I na takové faktuře je potřeba dodržet stejné povinné náležitosti jako u tuzemské, jen jsou popisky přeložené – QR platba pak funguje stejně bez ohledu na jazyk sestavy, pokud odběratel platí na český bankovní účet.

Kontrola QR kódu před odesláním

Než fakturu s vygenerovaným QR kódem odešlete, vyplatí se ho jednou zkontrolovat naskenováním ve vlastní bankovní aplikaci – ověříte tím, že se do kódu správně propsalo číslo účtu, částka i variabilní symbol. Chyba v nastavení bankovního účtu by se jinak mohla replikovat na všech dalších vystavených fakturách, dokud si jí nevšimnete.

Co dělat, když klient fakturu neproplatí podle smlouvy o dílo

Pokud klient fakturu vystavenou podle smlouvy o dílo nezaplatí ve lhůtě splatnosti, prvním krokem bývá písemná upomínka se stanovením nové, přiměřené lhůty k úhradě. Upomínku je dobré poslat i e-mailem s doručenkou nebo doporučeně poštou, abyste měli doklad o tom, že jste dlužníka o dluhu informovali.

Pokud upomínka nezabere, můžete uplatnit úrok z prodlení, na který máte nárok ze zákona bez ohledu na to, jestli je ve smlouvě výslovně sjednaný. Výše úroku z prodlení se řídí právním předpisem platným v době prodlení, konkrétní sazbu si ověřte aktuálně, protože se v čase mění.

Pokud ani to nepomůže, zbývá mimosoudní vymáhání přes inkasní agenturu, nebo soudní cesta – žaloba na zaplacení dlužné částky, případně návrh na vydání platebního rozkazu, který bývá u nesporných pohledávek rychlejší než klasické soudní řízení. Než se do vymáhání pustíte, může se hodit i možnost vzájemného zápočtu faktur, pokud vy sami máte vůči stejnému klientovi nějaký závazek.

Jak nastavit obchodní podmínky pro placení faktur

Jasně napsané obchodní podmínky výrazně usnadňují vymáhání, pokud k němu jednou dojde. Měly by obsahovat především standardní lhůtu splatnosti, způsob platby, informaci o tom, kdy je platba považována za uhrazenou (den připsání na účet, ne den odeslání), a sankce za pozdní úhradu, typicně smluvní pokutu nebo výslovně sjednaný úrok z prodlení.

Vyplatí se také uvést, co se stane při opakovaném prodlení – třeba že u dalších zakázek budete požadovat platbu předem nebo zálohu. Tahle podmínka funguje jako prevence, protože klient ví, že opakované pozdní platby budou mít pro spolupráci důsledek.

Obchodní podmínky je dobré mít jako samostatný dokument, na který se faktura nebo smlouva jen odkazuje, a se kterým klient prokazatelně souhlasil – ideálně jeho odkazem a odsouhlasením už při podpisu smlouvy o dílo, ne až dodatečně po vystavení faktury.

Kdy se vyplatí přejít z jednoduché aplikace na plnohodnotný účetní program

Jednoduchá mobilní aplikace na fakturaci stačí, dokud vystavujete jen pár dokladů měsíčně a vedete si daňovou evidenci sami nebo přes externí účetní, které stačí měsíční export dat. Jakmile se objem faktur zvýší, nebo začnete potřebovat propojení s dalšími agendami (sklad, pokladna, mzdy), jednoduchá aplikace přestává stačit.

Signálem pro přechod na plnohodnotný program jako Pohoda nebo DUNA bývá i to, že si účtujete DPH a potřebujete evidenci pro kontrolní hlášení, nebo že spolupracujete s účetní, která s daným programem pracuje a chce mít data přímo v něm, ne v exportu z jiné aplikace.

Přechod se vyplatí i tehdy, když začnete potřebovat pokročilejší reporting – přehledy o pohledávkách, plánování cash flow nebo párování plateb s vydanými fakturami. Než se rozhodnete, které řešení zvolit, přečtěte si i obecný přehled o tom, jak vystavit fakturu a co musí obsahovat, ať víte, jaké minimum musí splňovat každý nástroj, který k fakturaci použijete.