Upomínka nezaplacené faktury: jak ji napsat a co dělat dál

Kdy poslat upomínku k nezaplacené faktuře

Upomínku má smysl poslat co nejdřív po uplynutí splatnosti faktury, obvykle stačí počkat několik dní, aby se vyloučilo, že platba je jen na cestě kvůli běžné bankovní prodlevě. Delší otálení nemá smysl – čím dřív klienta na dluh upozorníte, tím vyšší je šance na rychlé vyřešení bez zbytečných komplikací.

U dlouhodobých klientů, se kterými máte dobrou zkušenost, může první připomínka mít i neformální podobu, třeba krátký e-mail nebo telefonát s dotazem, jestli platba náhodou nezapadla. U nových nebo problematických klientů je lepší hned od začátku postupovat formálně a upomínku poslat písemně, ať máte doklad o tom, že jste dlužníka na situaci upozornili.

Pokud klient na fakturu nereaguje ani po první upomínce, obvykle následuje druhá, přísnější upomínka s kratší lhůtou k úhradě a jasnějším varováním před dalšími kroky. Mezi jednotlivými upomínkami je vhodné nechat přiměřený odstup, aby dlužník měl reálnou šanci zareagovat, ne jen pár hodin.

U opakujících se klientů, se kterými fakturujete pravidelně, se vyplatí evidenci upomínek vést systematicky, ideálně přímo ve fakturačním softwaru, který umí sám hlídat splatnost a upozornit na blížící se nebo už uplynulý termín. Ruční hlídání v tabulce nebo v e-mailu se u většího počtu faktur snadno zanedbá, a upomínka se pak pošle pozdě nebo vůbec.

Co musí upomínka faktury obsahovat

Upomínka by měla obsahovat jasné identifikační údaje – číslo faktury, na kterou se odvolává, datum jejího vystavení a původní datum splatnosti. Bez těchto údajů se dlužníkovi hůř dohledává, o jakou platbu vlastně jde, zejména pokud od vás dostal víc faktur najednou.

Dále je potřeba uvést přesnou dlužnou částku, včetně informace, jestli jde o celou fakturu, nebo jen o její část, pokud klient uhradil částečnou platbu. Nechybí ani nový termín úhrady, do kterého má dlužník zaplatit, a informace o tom, jaké kroky budou následovat, pokud platba v tomto termínu nedorazí.

Profesionálně působící upomínka je věcná a bez emocí, i když je situace nepříjemná. Vyplatí se v ní zopakovat i platební údaje – číslo účtu a variabilní symbol – aby dlužník nemusel fakturu znovu dohledávat a platbu mohl provést rovnou po přečtení upomínky.

Co by upomínka měla obsahovat

• Číslo faktury a datum jejího vystavení i splatnosti.
• Přesnou dlužnou částku, případně informaci o částečné úhradě.
• Nový termín úhrady a platební údaje pro rychlé zaplacení.
• Informaci o dalším postupu, pokud platba v novém termínu nedorazí.

Jak vystavit fakturu, aby se platbám předešlo

Dobře vystavená faktura snižuje riziko nedorozumění, které bývá častou příčinou pozdních plateb. Faktura by měla obsahovat kompletní fakturační údaje obou stran, jasný popis fakturovaného plnění, částku, datum vystavení, datum splatnosti a datum uskutečnění zdanitelného plnění, pokud je relevantní.

Vyplatí se uvádět splatnost jako konkrétní datum, ne jen počet dnů od vystavení, protože konkrétní datum se hůř zapomíná a klient si ho snáz zanese do svého kalendáře nebo platebního systému. Užitečné je i uvést platební podmínky přímo ve smlouvě nebo objednávce ještě před zahájením spolupráce, ne až na faktuře samotné.

Pomoct může i to, když fakturu doplníte o krátkou informaci o způsobu platby a případně o kontaktní osobě, na kterou se má klient v případě dotazu obrátit. Menší nejasnosti ohledně platebních údajů bývají v praxi jedním z nejčastějších důvodů, proč platba dorazí pozdě, i když klient platit chtěl a měl na to prostředky.

U nových klientů nebo větších zakázek se osvědčuje požadovat zálohu předem, případně platbu rozdělit na několik dílčích faktur navázaných na postup prací. Snížíte tím riziko, že celá částka zůstane nezaplacená, i kdyby došlo k problému až v pozdější fázi spolupráce. Podrobný návod na to, co musí faktura obsahovat a jak ji správně vystavit, najdete v článku Jak napsat fakturu: vzor a povinné náležitosti.

Jak účtovat zálohovou fakturu a její úhradu

Zálohová faktura není daňový doklad v pravém slova smyslu, protože v okamžiku jejího vystavení ještě nedošlo k uskutečnění zdanitelného plnění – jde jen o výzvu k platbě předem. Účtuje se proto jinak než běžná faktura, obvykle jako přijatá nebo poskytnutá záloha, ne jako výnos nebo náklad.

Teprve po přijetí platby zálohové faktury a následném dodání zboží nebo služby se vystavuje řádný daňový doklad, ve kterém se přijatá záloha zúčtuje proti celkové ceně. Pokud je plátce DPH, musí navíc přijatou zálohu zdanit ke dni jejího přijetí, ne až při vystavení konečného dokladu.

Účtování zálohové faktury je jedna z častějších chyb u začínajících OSVČ, protože zálohová faktura na první pohled vypadá stejně jako běžný daňový doklad. Rozdíl je ale zásadní – dokud nedojde k dodání zboží nebo služby, nejde o výnos ani náklad, ale jen o peníze přijaté nebo zaplacené předem, které se v účetnictví eviduje odděleně od tržeb za dokončenou zakázku.

V praxi to znamená, že podnikatel eviduje zálohovou fakturu jako pohledávku vůči klientovi do doby přijetí platby, po přijetí platby ji eviduje jako závazek dodat zboží nebo službu, a teprve po dodání a vystavení finálního daňového dokladu se transakce zaúčtuje jako skutečný výnos. Praktický postup i s příklady najdete v článku Vzor faktury a zápočet: praktický návod pro OSVČ.

Jak zaúčtovat přeplatek na faktuře

Přeplatek na faktuře vzniká, když klient uhradí víc, než kolik faktura požadovala, ať už omylem, nebo záměrně jako platbu předem na budoucí spolupráci. Účetně se přeplatek eviduje jako závazek vůči klientovi, protože podnikatel mu dluží buď vrácení přeplacené částky, nebo poskytnutí plnění v odpovídající hodnotě.

Nejjednodušší řešení je přeplatek klientovi vrátit zpět na účet, ze kterého platba přišla, případně po jeho souhlasu přeplatek započíst proti další vystavené faktuře. V obou případech je vhodné o vyřízení přeplatku klienta písemně informovat, aby bylo jasné, jak byla situace vyřešena a nedocházelo ke zbytečným nejasnostem při další komunikaci.

Přeplatky vznikají často i u klientů, kteří platí opakovaně stejnou částku a jednou omylem uhradí fakturu dvakrát, nebo při zaokrouhlování u platby ze zahraničí. V takových případech se vyplatí mít nastavený jednoduchý interní proces, kdo přeplatky kontroluje a jak rychle se mají řešit, ať nezůstávají nevyřízené déle, než je nutné.

Pokud přeplatek zůstane na účtu delší dobu nevyřešený, může to při účetní nebo daňové kontrole působit jako nesrovnalost, proto se vyplatí přeplatky evidovat a řešit průběžně, ne je nechávat nevyřešené v systému bez vysvětlení.

Co dělat, když dlužník na upomínky nereaguje

Pokud dlužník nereaguje ani na opakované upomínky, dalším krokem bývá takzvaná předžalobní výzva, formálnější dokument, který dlužníka informuje o tom, že pokud dluh neuhradí v poslední stanovené lhůtě, věřitel přistoupí k vymáhání dluhu soudní cestou. Předžalobní výzva se často posílá doporučeně, aby bylo prokazatelné, že se ke klientovi dostala.

Pokud ani předžalobní výzva nezabere, přichází na řadu buď žaloba u soudu, nebo předání pohledávky specializované vymáhací agentuře či advokátovi. U menších částek bývá efektivní i takzvaný elektronický platební rozkaz, rychlejší soudní postup pro jednoduché a nesporné pohledávky.

Pokud pohledávku předáte vymáhací agentuře nebo advokátovi, počítejte s tím, že si za svou práci účtují odměnu, obvykle procentem z vymožené částky nebo pevnou sazbou. U menších dluhů se proto vyplatí nejdřív zvážit, jestli se vymáhání skutečně finančně vyplatí, nebo jestli je efektivnější dluh odepsat a poučit se z něj do budoucna.

Než se rozhodnete pro soudní vymáhání, je dobré zvážit i náklady a čas, které do procesu investujete, oproti výši dlužné částky. U opakovaně problematických klientů bývá nakonec nejúčinnější prevence do budoucna – požadovat u nich platbu předem, nebo s nimi spolupráci raději neobnovovat. Evidenci vydaných faktur a jejich úhrad je dobré vést pečlivě i kvůli případným budoucím změnám v evidenci tržeb, o kterých se pravidelně diskutuje – přehled aktuální situace nabízí článek EET v roce 2027: vrací se evidence tržeb?. Přehled toho, jak fakturu vystavit online a jak celý proces zjednodušit, najdete v článku Faktura online: jak vystavit fakturu a co musí obsahovat.