Jednoduché a podvojné účetnictví: jaký je rozdíl

Co je jednoduché účetnictví a kdo ho může vést

Jednoduché účetnictví je zjednodušený způsob evidence hospodaření, který sleduje hlavně příjmy a výdaje a stav peněžních prostředků. Na rozdíl od podvojného účetnictví nepracuje se soustavou účtů Má dáti a Dal, ale je bližší principu, jaký znají OSVČ z daňové evidence.

Zákon o účetnictví umožňuje jednoduché účetnictví vést jen vybraným typům subjektů – typicky spolkům, církvím a náboženským společnostem, honebním společenstvům nebo dalším neziskovým organizacím, které splňují zákonem stanovené podmínky, například nízký roční obrat nebo hodnotu majetku.

Kdo jednoduché účetnictví vést nesmí

• Obchodní společnosti zapsané v obchodním rejstříku
• OSVČ, které pro evidenci hospodaření využívají daňovou evidenci, ne jednoduché účetnictví
• Subjekty, které nesplňují zákonem stanovené limity pro jednoduché účetnictví

Pro běžnou OSVČ tak jednoduché účetnictví v praxi není relevantní – pokud nevede účetnictví podvojné, vede daňovou evidenci, která je svým principem jednoduchému účetnictví podobná, ale legislativně jde o jiný režim s jinými pravidly.

Proč se název jednoduché účetnictví často plete s daňovou evidencí

Záměna vzniká hlavně proto, že oba systémy, jednoduché účetnictví i daňová evidence, sledují podobný okruh údajů, tedy příjmy, výdaje a majetek v jednoduché formě bez soustavy účtů. Rozdíl je ale v tom, kdo má který systém ze zákona povinnost nebo možnost vést – daňová evidence je záležitostí fyzických osob podnikajících podle živnostenského zákona, zatímco jednoduché účetnictví je vyhrazené vyjmenovaným právnickým osobám. Pokud si tedy OSVČ vede přehled příjmů a výdajů, správně by měla svůj systém nazývat daňovou evidencí, ne jednoduchým účetnictvím, i když jde v základu o podobnou logiku.

Co je podvojné účetnictví a kdy je povinné

Podvojné účetnictví je systém, ve kterém se každá hospodářská operace zaznamenává současně na dvou účtech – na stranu Má dáti jednoho účtu a na stranu Dal druhého. Díky tomu podvojné účetnictví na rozdíl od jednoduché evidence sleduje nejen tok peněz, ale i celkový stav majetku, závazků a pohledávek firmy.

Povinnost vést podvojné účetnictví mají ze zákona obchodní společnosti zapsané v obchodním rejstříku (s.r.o., a.s. a další), bez ohledu na výši jejich obratu. U fyzických osob vzniká povinnost podvojného účetnictví po překročení zákonem stanoveného limitu ročního obratu, případně pokud se OSVČ do vedení účetnictví dobrovolně přihlásí.

Výhody a nevýhody podvojného účetnictví

Výhodou je přesnější a komplexnější obraz o hospodaření, což ocení zejména firmy s vyšším obratem, více zaměstnanci nebo majetkem. Nevýhodou je vyšší administrativní náročnost – vedení podvojného účetnictví bez odborných znalostí je obtížné a většina firem ho svěřuje účetní nebo účetní firmě.

Co znamená dobrovolný přechod na podvojné účetnictví

I OSVČ pod zákonným limitem obratu se může rozhodnout vést účetnictví dobrovolně, místo daňové evidence. Jakmile se takto jednou rozhodne a oznámí to finančnímu úřadu, musí v účetnictví pokračovat minimálně po dobu stanovenou zákonem, ne se jen tak vrátit zpátky k daňové evidenci. Rozhodnutí pro dobrovolné vedení účetnictví proto stojí za to zvážit spíš dlouhodobě, například v souvislosti s plánovaným růstem firmy, žádostí o úvěr nebo přípravou na přeměnu na obchodní společnost, ne jako krátkodobé řešení jednoho konkrétního roku.

Jaký je rozdíl mezi jednoduchým a podvojným účetnictvím

Hlavní rozdíl je v rozsahu toho, co se eviduje. Jednoduché účetnictví (a obdobně i daňová evidence u OSVČ) sleduje jen příjmy, výdaje a stav peněz na účtu či v pokladně. Podvojné účetnictví jde dál a eviduje i majetek, závazky, pohledávky a výsledek hospodaření na základě nákladů a výnosů, ne jen skutečně přijatých a vydaných peněz.

Praktický dopad rozdílu

• V jednoduché evidenci se náklad projeví ve chvíli, kdy peníze skutečně odejdou z účtu
• V podvojném účetnictví se náklad může projevit i dřív, na základě vystavené faktury, bez ohledu na to, kdy byla skutečně zaplacena
• Podvojné účetnictví umožňuje sestavit rozvahu a výkaz zisku a ztráty, jednoduchá evidence tyto výstupy nedává

Právě kvůli evidenci majetku a závazků je podvojné účetnictví vhodnější pro subjekty s komplexnějším hospodařením, zatímco jednoduché účetnictví a daňová evidence stačí tam, kde jde hlavně o sledování příjmů a výdajů.

Jak se rozdíl projeví u odpisů majetku

V podvojném účetnictví se dlouhodobý majetek odepisuje postupně po dobu jeho používání a odpisy se promítají do nákladů každý rok podle zvoleného odpisového plánu. V jednoduché evidenci a daňové evidenci se s odpisy pracuje obdobně pro daňové účely, ale bez návaznosti na celkovou bilanci majetku a závazků, kterou podvojné účetnictví sleduje průběžně. Vhodný účetní software pomůže s výpočtem odpisů v obou systémech, ať vedete daňovou evidenci, nebo účetnictví podvojné.

Kdo musí vést podvojné účetnictví

Povinnost vést podvojné účetnictví se vztahuje na tyto skupiny:

• Obchodní společnosti zapsané v obchodním rejstříku (s.r.o., a.s., komanditní společnost, veřejná obchodní společnost)
• Fyzické osoby (OSVČ), jejichž obrat přesáhl zákonem stanovený limit
• Subjekty, kterým povinnost ukládá zvláštní zákon, například některé neziskové organizace nad určitou velikostí

OSVČ pod stanoveným limitem obratu si může zvolit, jestli povede daňovou evidenci, nebo přejde na podvojné účetnictví dobrovolně, například kvůli přehlednějšímu obrazu o firmě nebo požadavku banky při žádosti o úvěr.

Vhodný účetní software usnadní vedení podvojného účetnictví i výpočet potřebných výkazů, jako je rozvaha nebo výkaz zisku a ztráty, které se u jednoduché evidence nesestavují.

Jaké programy na jednoduché účetnictví zdarma existují

Pro spolky, drobné neziskovky a další subjekty vedoucí jednoduché účetnictví existuje i řada bezplatných nebo levných programů. Volba záleží na velikosti organizace, počtu položek za rok a na tom, jestli je potřeba program propojit s dalšími agendami, například evidencí členů nebo dotací.

Na co se při výběru zaměřit

• Zda program podporuje výstupy požadované pro jednoduché účetnictví, tedy přehled o příjmech, výdajích a majetku
• Zda umí sestavit povinné výkazy pro spolky, například přehled o majetku a závazcích
• Zda je aktualizovaný podle platné legislativy

Přehled vhodných programů pro neziskovky, včetně možností zdarma, najdeme v článku Účetní program pro OSVČ a neziskovky: jak vybrat a co je zdarma.

Kdy se zdarma vyplatí a kdy ne

Bezplatné programy obvykle stačí menším spolkům s nízkým počtem účetních zápisů za rok a jednoduchou strukturou příjmů a výdajů. U větších neziskových organizací s víc projekty, dotačními tituly nebo zaměstnanci se ale vyplatí zvážit i placenou variantu, protože ta obvykle nabízí lepší podporu, zálohování dat a možnost napojení na fakturaci a evidenci členské základny na jednom místě. Rozhodnutí mezi zdarma a placeným řešením by mělo vycházet spíš z reálné potřeby organizace než jen z ceny.

Jak řešit kurzové rozdíly v jednoduchém účetnictví

Kurzové rozdíly vznikají, pokud subjekt vedoucí jednoduché účetnictví přijímá nebo platí částky v cizí měně a kurz se mezi vznikem pohledávky či závazku a jejím vypořádáním změní. V jednoduchém účetnictví se s kurzovými rozdíly pracuje jinak než v podvojném, protože chybí soustava účtů, na které by se rozdíl standardně zaúčtoval.

Základní princip

V praxi se kurzový rozdíl v jednoduché evidenci projeví v okamžiku skutečné úhrady – tedy porovnáním kurzu platného v den vzniku platby a kurzu použitého při přepočtu na koruny. Rozdíl mezi oběma částkami se zohlední jako součást příjmu nebo výdaje v daném období.

Subjekty s pravidelnými platbami v cizí měně by měly mít nastavený jasný postup, jaký kurz pro přepočet používají (například kurz ČNB k danému dni), a ten postup dodržovat konzistentně po celé účetní období, ať jsou výkazy porovnatelné a srozumitelné i při případné kontrole.

Podrobnosti k sestavení a zveřejnění účetní závěrky najdete v samostatném článku, obdobný princip platí i pro subjekty vedoucí jednoduché účetnictví, které mají povinnost zveřejňovat přehled o majetku a závazcích.

Evidence tržeb a hotovostní platby

Vedle kurzových rozdílů řeší subjekty vedoucí jednoduché účetnictví i to, jak evidovat hotovostní příjmy, například z drobných darů nebo prodeje na akcích. Přehledná evidence tržeb, ať jde o hotovost, nebo bezhotovostní platby, je základem pro to, aby přehled o příjmech a výdajích na konci roku seděl. Souvislosti kolem evidence tržeb a toho, jak se k tématu staví aktuální legislativa, přibližuje článek EET v roce 2027: vrací se evidence tržeb?.