Účetní závěrka: jak ji sestavit, schválit a zveřejnit

Co je účetní závěrka a co musí obsahovat

Účetní závěrka je soubor výkazů, kterým účetní jednotka – firma, spolek nebo třeba společenství vlastníků jednotek (SVJ) – uzavírá hospodářský rok a shrnuje svůj majetek, závazky a výsledek hospodaření. Zákon o účetnictví stanovuje, co musí závěrka obsahovat, a rozsah se liší podle velikosti účetní jednotky.

Povinné součásti závěrky

• Rozvaha, která ukazuje majetek a zdroje jeho krytí k rozvahovému dni.
• Výkaz zisku a ztráty, který shrnuje výnosy, náklady a výsledek hospodaření za období.
• Příloha, ve které se vysvětlují použité účetní metody a doplňující informace k jednotlivým položkám.

Větší účetní jednotky navíc přikládají přehled o peněžních tocích a přehled o změnách vlastního kapitálu, malé a mikro účetní jednotky, kam obvykle patří i SVJ, tuto povinnost mít nemusí. Přesný rozsah povinností záleží na kategorii, do které je účetní jednotka podle zákona zařazena.

Jak se jednotky dělí podle velikosti

Zákon o účetnictví rozlišuje mikro, malé, střední a velké účetní jednotky podle tří kritérií – výše aktiv, výše čistého obratu a průměrného počtu zaměstnanců. Pro zařazení do kategorie stačí splnit alespoň dvě ze tří hraničních hodnot. Většina SVJ i menších firem spadá do kategorie mikro nebo malých účetních jednotek, což znamená zjednodušený rozsah výkazů a menší nároky na zveřejňované údaje.

Zařazení do kategorie má vliv nejen na rozsah účetní závěrky, ale i na to, jestli je jednotka povinna mít účetní závěrku ověřenou auditorem. Pro drobné SVJ a malé firmy audit obvykle povinný není, u větších účetních jednotek s vyšším obratem nebo počtem zaměstnanců se ale povinnost auditu ověřit vyplatí, protože nesplnění této povinnosti může být sankcionováno.

Jak probíhá schválení účetní závěrky a rozdělení zisku

Účetní závěrku musí formálně schválit nejvyšší orgán účetní jednotky. U společnosti s ručením omezeným je to valná hromada, u SVJ shromáždění vlastníků jednotek. Schválení se obvykle koná do půl roku od konce účetního období, tedy nejčastěji do konce června, pokud jednotka účtuje v kalendářním roce.

Co se na schůzi rozhoduje

Kromě samotného schválení výkazů se na stejném jednání typicky rozhoduje i o rozdělení zisku, případně o úhradě ztráty. U SVJ jde spíš o schválení vyúčtování záloh na služby a fondu oprav než o klasické rozdělení zisku, protože SVJ obvykle nevytváří zisk v podnikatelském smyslu. Zápis ze schůze s výsledkem hlasování je potřeba uchovat, protože prokazuje, že závěrka byla řádně schválena.

Pokud jednotka schválení výkazů zanedbá, může to zkomplikovat pozdější kontroly ze strany finančního úřadu nebo auditora, a hlavně to znamená porušení povinnosti dané zákonem o účetnictví.

Jak se svolává a vede schůze

U SVJ svolává shromáždění vlastníků obvykle výbor nebo pověřený vlastník, a to s dostatečným předstihem, aby se všichni vlastníci mohli s podklady předem seznámit. Podklady k účetní závěrce a vyúčtování by měly být dostupné ještě před samotnou schůzí, ideálně v písemné nebo elektronické podobě, aby měli vlastníci čas si je projít a připravit si případné dotazy.

Hlasování o schválení závěrky probíhá podle pravidel stanovených ve stanovách SVJ, obvykle prostou většinou přítomných nebo zastoupených vlastníků. Pokud se shromáždění nesejde v dostatečném počtu, nebo hlasování o schválení nevyjde, je potřeba svolat náhradní jednání – zanedbat tento krok se nevyplácí, protože bez řádně schválené závěrky nelze pokračovat ani v jejím zveřejnění ve sbírce listin.

Jak a kde zveřejnit účetní závěrku ve sbírce listin

Právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, mezi které patří i SVJ, mají povinnost účetní závěrku zveřejnit ve sbírce listin vedené u příslušného rejstříkového soudu. Zveřejnění se provádí buď přímo při podání do sbírky listin prostřednictvím datové schránky, nebo v rámci podání daňového přiznání, kdy finanční úřad výkazy k rejstříkovému soudu přeposílá.

Postup zveřejnění krok za krokem

• Sestavit a nechat schválit účetní závěrku příslušným orgánem.
• Připravit dokumenty v elektronické podobě, obvykle jako naskenovaný nebo elektronicky podepsaný PDF soubor.
• Podat závěrku datovou schránkou na rejstříkový soud, případně přes propojení s daňovým přiznáním na portálu Finanční správy.
• Zkontrolovat, že se dokumenty skutečně objevily ve veřejně dostupné sbírce listin, což lze ověřit ve veřejném rejstříku na justice.cz.

Nezveřejnění závěrky je porušením zákona a rejstříkový soud může jednotku k nápravě vyzvat, v krajním případě hrozí i sankce nebo řízení o zrušení právnické osoby, pokud povinnost dlouhodobě neplní.

Jak dlouho zveřejnění trvá a co si pohlídat

Od podání do skutečného zobrazení dokumentu ve veřejném rejstříku obvykle uplyne několik dní až týdnů, podle vytíženosti konkrétního rejstříkového soudu. Vyplatí se proto zveřejnění neodkládat na poslední chvíli a počítat s časovou rezervou, zejména pokud vám na potvrzení o zveřejnění záleží kvůli jednání s bankou nebo jiným úřadem.

Časté chyby při zveřejňování bývají špatně čitelný naskenovaný dokument, chybějící podpis oprávněné osoby nebo záměna účetní závěrky za jiný dokument. Před odesláním je dobré si zkontrolovat, že podáváte kompletní sadu výkazů odpovídající kategorii vaší účetní jednotky a že je dokument skutečně podepsaný osobou oprávněnou jednat za SVJ nebo firmu. Řadu z těchto kroků, včetně generování výkazů ve správném formátu, dnes zvládne i běžný účetní software, který si vyberete podle velikosti a potřeb vaší účetní jednotky.

Jaký je rozdíl mezi účetní závěrkou a uzávěrkou

Pojmy účetní závěrka a účetní uzávěrka se v běžné řeči často zaměňují, i když jde o odlišné kroky účetního procesu. Účetní uzávěrka je technický proces, při kterém se na konci účetního období uzavírají účetní knihy – zaúčtují se závěrečné operace, jako jsou odpisy, časové rozlišení nebo inventarizační rozdíly, a zůstatky účtů se převedou do závěrkových účtů.

Účetní závěrka je naproti tomu výstup tohoto procesu, tedy samotné výkazy – rozvaha, výkaz zisku a ztráty a příloha – které se z uzavřených účetních knih sestaví. Zjednodušeně řečeno, uzávěrka je proces, závěrka je výsledek tohoto procesu ve formě dokumentu, který se dál schvaluje a zveřejňuje.

Jaký účetní software zvolit pro malou firmu

Pro vedení účetnictví malé firmy nebo SVJ existuje řada programů, od jednoduchých cloudových aplikací až po komplexní systémy pro větší organizace. Při výběru účetního softwaru se vyplatí zohlednit, jestli program umí automaticky vygenerovat výkazy pro účetní závěrku a jestli podporuje elektronické podání do sbírky listin nebo na finanční úřad.

Na co se u softwaru zaměřit

• Zda program odpovídá velikosti a typu vaší účetní jednotky – SVJ má jiné nároky než obchodní společnost.
• Jestli umí generovat účetní výkazy ve formátu vyžadovaném pro zveřejnění ve sbírce listin.
• Zda nabízí propojení s bankou a možnost importu bankovních výpisů, což šetří čas při zaúčtování.
• Cenu a to, jestli existuje bezplatná varianta postačující pro malý rozsah agendy.

Přehled konkrétních programů, včetně bezplatných řešení vhodných pro neziskové organizace a menší SVJ, najdete v článku o účetních programech pro OSVČ a neziskovky.

Při výběru softwaru se vyplatí sledovat i to, jakým směrem se vyvíjí legislativa kolem evidence tržeb a elektronické komunikace s úřady – o plánovaném návratu evidence tržeb píšeme v článku EET v roce 2027: vrací se evidence tržeb?. Pokud novela projde, dotkne se to i toho, jaké funkce by měl umět váš účetní nebo pokladní software zvládnout automaticky.

Kdy stačí daňová evidence místo účetnictví

Ne každý podnikatel musí vést plné účetnictví s rozvahou a výkazem zisku a ztráty. Většina OSVČ může místo toho vést jednodušší daňovou evidenci, která zaznamenává jen příjmy, výdaje, majetek a závazky, bez nutnosti podvojného zápisu na účty. Rozdíl mezi oběma přístupy podrobně vysvětluje článek o jednoduchém a podvojném účetnictví.

Kdy vzniká povinnost vést účetnictví

Povinnost vést účetnictví místo daňové evidence vzniká OSVČ zejména po překročení zákonem stanoveného obratu, při zápisu do obchodního rejstříku, nebo pokud se OSVČ stane společníkem sdružení, které účetnictví vést musí. Právnické osoby, včetně SVJ, vedou účetnictví vždy, daňová evidence pro ně není možnost.

Volba mezi daňovou evidencí a účetnictvím tak u OSVČ často není otázkou preference, ale zákonné povinnosti – vyplatí se proto na začátku podnikání zjistit, do které kategorie patříte, a podle toho zvolit i vhodný software.

Co dělat, když povinnost vést účetnictví teprve nastane

Pokud zjistíte, že vám vznikla nebo brzy vznikne povinnost přejít z daňové evidence na účetnictví, vyplatí se přechod naplánovat s předstihem, ne až na poslední chvíli na konci roku. Přechod totiž znamená nejen změnu způsobu evidování dokladů, ale i sestavení zahajovací rozvahy, ve které se k datu přechodu zachytí veškerý majetek a závazky podnikatele.

V praxi je proto rozumné poradit se s účetní nebo daňovým poradcem ještě před koncem období, ve kterém k přechodu dochází, aby zahajovací rozvaha odpovídala skutečnosti a abyste se hned od prvního účetního období vyhnuli chybám, které by se pak musely dodatečně opravovat.