Účetní závěrka: kdy ji podat a co má obsahovat

Co je účetní závěrka a kdo ji musí sestavovat

Účetní závěrka je souhrnný přehled o majetku, závazcích a hospodářském výsledku účetní jednotky za uplynulé účetní období, nejčastěji kalendářní rok. Musí ji sestavovat každá účetní jednotka, tedy nejen obchodní společnosti jako s.r.o. nebo akciové společnosti, ale i společenství vlastníků jednotek (SVJ), bytová družstva, spolky nebo příspěvkové organizace.

Rozsah a podoba závěrky se liší podle velikosti a typu organizace. Malé účetní jednotky, mezi které patří i většina SVJ, mají zákonem umožněno sestavovat závěrku ve zjednodušeném rozsahu, což snižuje administrativní náročnost oproti velkým firmám.

Zákon o účetnictví rozlišuje účetní jednotky podle velikosti do několika kategorií, od mikro po velké účetní jednotky, a podle zařazení se liší nejen rozsah povinných výkazů, ale i to, zda musí být závěrka ověřena auditorem. Naprostá většina SVJ a menších bytových družstev spadá do kategorie mikro nebo malých účetních jednotek, což jim umožňuje sestavovat zjednodušenou rozvahu i výkaz zisku a ztráty bez podrobného členění položek, jaké vyžadují velké firmy. Kromě velikostní kategorie ovlivňuje rozsah povinné dokumentace i to, jestli organizace vede účetnictví v plném, nebo zjednodušeném rozsahu, přičemž volba záleží na typu organizace a jejích interních rozhodnutích, případně na tom, co stanoví zakladatelský dokument nebo stanovy.

Přehled toho, jak vybrat vhodný účetní software pro sestavení závěrky, najdete v samostatném textu.

Z jakých výkazů se účetní závěrka skládá

Účetní závěrka se skládá z rozvahy, výkazu zisku a ztráty a přílohy. Každý z těchto výkazů zachycuje jinou část hospodaření organizace.

• Rozvaha ukazuje stav majetku a zdrojů jeho krytí k rozvahovému dni, tedy typicky k poslednímu dni roku.
• Výkaz zisku a ztráty shrnuje výnosy a náklady za celé účetní období a výsledný hospodářský výsledek, tedy zisk nebo ztrátu.
• Příloha doplňuje oba předchozí výkazy o vysvětlující informace, bez kterých by rozvaha a výkaz zisku a ztráty nedávaly úplný obraz.

U větších účetních jednotek bývá součástí závěrky i přehled o peněžních tocích nebo přehled o změnách vlastního kapitálu, malé organizace tyto výkazy obvykle nesestavují.

U SVJ má rozvaha specifickou strukturu oproti běžné firmě, protože hlavní část majetku typicky tvoří peněžní prostředky na účtu fondu oprav a případné pohledávky za vlastníky jednotek z titulu nezaplacených příspěvků na správu domu. Výkaz zisku a ztráty u SVJ zase odráží skutečnost, že společenství vlastníků obvykle nevytváří zisk v podnikatelském slova smyslu, ale spíš hospodaří s vyrovnaným nebo mírně přebytkovým rozpočtem, určeným na údržbu a opravy společných částí domu.

Jak vypadá příloha účetní závěrky a co v ní nesmí chybět

Přílohu tvoří informace o účetní jednotce, použitých účetních metodách a doplňující údaje k rozvaze a výkazu zisku a ztráty. Pro SVJ i další malé organizace existuje řada vzorů přílohy, které pomáhají zajistit, že v ní nechybí žádná povinná položka.

• Základní identifikační údaje o organizaci, včetně právní formy a předmětu činnosti.
• Informace o použitých účetních metodách a případných změnách oproti minulému roku.
• Doplňující údaje k významným položkám rozvahy, například k dlouhodobému majetku nebo pohledávkám.
• U SVJ často i informace o stavu fondu oprav a plánovaných opravách společných částí domu.

Příloha účetní závěrky pro SVJ vzor je dobré si projít se svým účetním nebo správcem domu, protože chybějící povinná informace může být důvodem k výtce ze strany kontrolního orgánu nebo rejstříkového soudu.

Kromě povinných položek se do přílohy u SVJ často doplňují i informace, které nejsou vyžadovány zákonem, ale usnadňují vlastníkům jednotek pochopení hospodaření domu, například přehled čerpání fondu oprav podle jednotlivých projektů nebo srovnání plánovaného a skutečného rozpočtu za daný rok. Takové rozšíření přílohy sice není povinné, ale zlepšuje transparentnost hospodaření a snižuje riziko sporů mezi vlastníky na výroční schůzi.

Kvalitně zpracovaná příloha navíc usnadňuje práci i novému výboru SVJ, který teprve přebírá agendu od svých předchůdců a potřebuje se rychle zorientovat v hospodaření domu za předchozí roky.

Do kdy se musí účetní závěrka schválit a podat

Termín schválení účetní závěrky stanovují stanovy dané organizace nebo přímo zákon, obvykle jde o lhůtu v řádu měsíců po skončení účetního období, aby bylo možné závěrku zpracovat, ověřit a projednat na příslušném orgánu, například na členské schůzi nebo shromáždění vlastníků.

U SVJ i bytových družstev je zvykem, že se schválení účetní závěrky spojuje s výroční schůzí, na které se zároveň řeší hospodaření domu a plán na další období. Protokol o schválení účetní závěrky, respektive protokol schválení účetní závěrky, je dokument, který dokládá, že příslušný orgán závěrku skutečně projednal a odsouhlasil.

Pokud se výboru SVJ nepodaří svolat shromáždění vlastníků v plánovaném termínu, například kvůli nedostatečné účasti potřebné pro usnášeníschopnost, je potřeba počítat s tím, že se posouvá i termín, do kterého bude závěrka reálně schválena. To má následně dopad i na lhůtu pro uložení do sbírky listin, proto se vyplatí plánovat termín schůze s dostatečnou rezervou před zákonným koncem lhůty.

Jak podat účetní závěrku do sbírky listin

Po schválení se závěrka musí do 30 dnů uložit do sbírky listin veřejného rejstříku. Podává se elektronicky přes portál Justice.cz nebo datovou schránkou příslušnému rejstříkovému soudu, obvykle spolu s dalšími dokumenty, jako je zápis ze schůze, na které byla závěrka schválena.

Nesplnění povinnosti uložit účetní závěrku do sbírky listin může vést k sankcím ze strany rejstříkového soudu, v krajním případě i k zahájení řízení o zrušení organizace, pokud povinnost není plněna dlouhodobě a opakovaně.

Do sbírky listin se ukládá kompletní účetní závěrka, tedy nejen rozvaha, ale i výkaz zisku a ztráty a příloha, nikoli jen jejich shrnutí. U SVJ je běžné, že přílohu do sbírky listin vkládá správce domu nebo účetní firma, se kterou SVJ spolupracuje, výbor SVJ by si ale měl vždy sám ověřit, že podání skutečně proběhlo a bylo doručeno v pořádku, protože formální odpovědnost za splnění povinnosti nese statutární orgán společenství. Kontrolu, jestli je konkrétní účetní závěrka ve sbírce listin skutečně uložena, si může kdokoli ověřit veřejně na portálu Justice.cz podle identifikačního čísla organizace, což se vyplatí zkontrolovat i zpětně u domů, kde SVJ teprve přebíráte správu nebo se stěhujete jako nový vlastník.

Přehled, jak vlastní schválení a zveřejnění závěrky probíhá krok za krokem, najdete v textu účetní závěrka: jak ji sestavit, schválit a zveřejnit.

Jaké jsou termíny zpracování u SVJ a bytových družstev

Termíny zpracování účetní závěrky u SBD (stavebních bytových družstev) i u SVJ se řídí obecnými pravidly účetnictví, obvykle je potřeba mít závěrku sestavenou v řádu měsíců po konci účetního období, aby ji bylo možné včas předložit ke schválení a následně uložit do sbírky listin ve stanovené lhůtě.

Konkrétní vnitřní termín pro sestavení podkladů si často stanovuje sám správce nebo výbor SVJ tak, aby zbýval dostatečný časový prostor na kontrolu, projednání na schůzi a případné doplnění chybějících podkladů před finálním schválením.

Bytová družstva mívají oproti SVJ o něco složitější účetnictví, protože kromě klasického fondu oprav a nákladů na správu domu často spravují i nájemní vztahy nebo dluhy z dřívější privatizace bytového fondu. To znamená, že příprava podkladů pro účetní závěrku u SBD bývá časově náročnější a je dobré s dostatečným předstihem koordinovat termíny mezi účetním, správcem a statutárním orgánem družstva, aby nedošlo k prodlení oproti zákonným lhůtám. Podobně jako u SVJ je i u bytových družstev v konečném důsledku odpovědný statutární orgán, tedy představenstvo družstva, i když samotné zpracování podkladů běžně zajišťuje externí účetní.

Menší neziskové organizace a SVJ řeší podobné otázky i při výběru účetního programu, jak popisuje text o účetním programu pro OSVČ a neziskovky.

Co je mimořádná účetní závěrka a kdy se sestavuje

Mimořádná účetní závěrka se sestavuje například při zániku nebo přeměně společnosti, tedy mimo běžný roční cyklus. Typicky jde o situace jako sloučení, rozdělení, likvidace nebo přeměna právní formy organizace.

Na rozdíl od řádné roční závěrky se mimořádná závěrka sestavuje k mimořádnému rozvahovému dni, který určuje konkrétní právní událost, například den předcházející zániku společnosti. I mimořádná účetní závěrka podléhá schválení příslušným orgánem a povinnosti uložení do sbírky listin, pokud to zákon pro danou situaci vyžaduje.

U SVJ se mimořádná účetní závěrka může objevit například při přeměně společenství vlastníků v souvislosti s rozdělením nebo sloučením domů, případně při zániku SVJ, pokud dojde ke sloučení všech jednotek pod jednoho vlastníka. Jde o výjimečné situace, se kterými se běžný výbor SVJ setká málokdy, přesto je užitečné vědět, že takový postup existuje a řídí se jinými pravidly než standardní roční závěrka.

Podobně jako u účetnictví je i u pokladních dokladů a evidence tržeb potřeba sledovat aktuální legislativu, jak ukazuje text EET v roce 2027.